Cara Pencatatan Inventory yang baik

Untuk sebuah perusahaan skala kecil hingga besarpun, pencatatan inventory menjadi hal yang sangat penting untuk dilakukan. Alasan utamanya adalah karena pencatatan inventory bisa membantu memperlancar kegiatan operasional perusahaan. Di luar alasan ini, apakah ada manfaat lainnya? Fakta di lapangan membuktikan bahwa pencatatan inventory juga memiliki banyak sekali manfaat di mana akan kita bahas di ulasan kali ini.

Manfaat Pencatatan Inventory

Pencatatan inventory penting dilakukan untuk menentukan jumlah dari persediaan yang optimal dengan biaya total yang minimal. Inventory atau persediaan sendiri biasanya meliputi bahan mentah atau bahan baku, bahan pembantu, bahan dalam proses atau work in process, suku cadang dan barang jadi atau finished good yang ditimbulkan karena ketidakpastian dari permintaan, pasokan supplier, dan waktu pemesanan. Dalam manajemen persediaan, sistem inventory ini mempunyai beberapa manfaat penting diantaranya seperti:

1. Out Of Stock atau Menghindari Kekurangan Bahan

Apabila pelanggan ingin membeli barang dagangan, namun perusahaan tidak memiliki stock barang tersebut karena tidak adanya sistem inventory yang baik, maka sudah pasti perusahaan akan kehilangan kesempatan untuk mendapatkan keuntungan. Nah, untuk menghindari situasi tersebut, maka sudah menjadi keharusan bagi perusahaan untuk memiliki persediaan barang yang terkontrol.

2. Meningkatkan Pemasaran

Jika perusahaan memiliki persediaan barang dagangan yang sangat lengkap, maka para pelanggan ataupun calon pelanggan akan terkesan dengan kelengkapan dari barang dagangan yang ditawarkan . Dengan begitu, otomatis reputasi perusahaanpun dapat meningkat. Di samping itu, bila perusahaan selalu mampu untuk memenuhi pesanan pelanggan saat diperlukan, maka kepuasan pelangganpun tentunya juga akan semakin baik saja dan perusahaan juga otomatis semakin untung.

3. Peningkatan Pelayanan

Seorang pelanggan biasanya tidak hanya meminta kecepatan pengantaran saja, namun juga ketepatan dan kepercayaan. Dengan adanya pengintegrasian stok barang dengan penjualan lewat sistem inventory, pastinya akan memungkinkan otomatisasi untuk memenuhi permintaan para pelanggan dengan mudah. Selain itu, hal ini juga bisa menjamin bila produk ada di tempat yang benar serta pada waktu yang tepat. Perusahaan akan bisa merespon permintaan pelanggan secara cepat karena otomatis selalu terhubung dengan informasi ketersediaan barang di gudang ataupun di toko.

4. Pengontrol Persediaan dan Pengambilan Keputusan

Adanya sistem inventory akan memungkinkan adanya fleksibilitas dari distribusi dan penyimpanan barang-barang secara menyeluruh. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk bisa selalu memantau dan mengontrol persediaan mereka. Adanya akses instan pada data-data penting sendiri biasanya meliputi ketersediaan persediaan, jumlah barang yang ada, jumlah barang yang harus dipesan lagi dan biaya yang bisa diketahui pada saat itu juga pada persediaan akan memudahkan perusahaan dalam mengambil keputusan yang berkaitan dengan persediaan barang yang harus mereka miliki dan besarnya biaya yang harus dibayarkan.

Strategi Inventory Barang

Ada beberapa cara yang bisa dilakukan oleh perusahaan dalam upaya untuk mengatur dan mempersiapkan persediaan barang dagangan mereka seperti beberapa cara di bawah ini:

1. Lot Size Inventory

Lot Size Inventory merupakan pengadaan persediaan barang atau inventory dalam jumlah yang besar melebihi perkiraan kebutuhan yang ada pada saat ini. Hal ini biasanya dilakukan demi memanfaatkan potongan harga dan ongkos pengiriman persediaan barang dagang.

2. Fluctuation Stock

Fluctuation Stock merupakan pembelian persediaan barang untuk menghadapi berbagai kemungkinan terjadinya fluktuasi permintaan dari para pelanggan yang sulit diperkirakan.

3. Anticipation Stock

Anticipation stock merupakan cara pembelian persediaan barang untuk menghadapi lonjakan permintaan dari para konsumen yang dapat diramalkan atau telah diprediksi.

4. Persediaan Konsinyasi

Barang konsinyasi merupakan persediaan yang biasanya ditempatkan atau dititipkan di tempat lainnya untuk dijual. Bisa ditempatkan di tempat para agen, cabang atau bisa juga ditempatkan di mitra usaha.

Cara Pencatatan Inventory

Pencatatan inventory atau persediaan merupakan pencatatan atas seluruh transaksi yang berkaitan erat dengan persediaan barang dagang. Berikut ini terdapat dua cara pencatatan inventory yang baik dan bisa Anda pertimbangkan untuk perusahaan:

1. Cara Pencatatan Inventory Sistem Periodik

Sistem periodik atau fisik adalah cara pencatatan persediaan atau inventory yang tidak mengikuti mutasi persediaan, sehingga untuk mengetahui total persediaan pada saat tertentu harus dilakukan perhitungan secara fisik. Cara pencatatan barang dengan sistem periodik ini akan menyebabkan persediaan barang menjadi tidak bisa diketahui setiap saat. Pencatatan persediaan dengan cara yang satu ini biasanya dilakukan secara berkala atau periodik pada akhir periode dengan sistem perhitungan secara fisik barang dagang dan barang persediaan atau stock opname yang ada di tempat penyimpanan. Biasanya metode yang satu ini digunakan oleh perusahaan yang menjual barang-barang dagang yang mempunyai harga relatif murah tapi sering terjadi.

Cara menentukan harga pokok dengan metode ini adalah sebagai berikut:

• Mencatat pembelian barang dagangan
• Mencatat harga pokok barang yang telah dibeli
• Menentukan harga pokok persediaan barang pada awal dan akhir periode

Kelemahan Sistem Periodik

Pencatatan yang hanya dilakukan pada akhir periode saja dan tidak setiap saat terjadi transaksi, maka menyebabkan kehilangan barang persediaan akan sulit untuk diketahui oleh perusahaan dengan cepat dan tepat. Disamping itu, metode ini juga kurang sempurna dalam hal menyajikan jumlah atau saldo yang pasti pada persediaan barang. Selain itu metode ini juga akan menyulitkan penentuan dalam hal penetapan harga yang benar untuk harga pokok barang yang sudah terjual.

Untuk mengatasi kelemahan dari metode periodik, maka anda bisa membuat jurnal penyesuaian atau adjusment journal. Dengan jurnal penyesuaian, maka data pencatatan barang dagang bisa disusun berdasarkan dengan jumlah dan saldo persediaan akhir barang dan data penyesuaian akhir periode.

Kelebihan Sistem Periodik

Metode periodik ini lebih menghemat waktu dan tenaga. Alasannya karena pencatatan dalam metode ini hanya dilakukan secara periodik saja yang biasanya terjadi pada akhir periode.

2. Cara Pencatatan Inventory Sistem Perpetual

Sistem Perpetual adalah sebuah metode pencatatan persediaan yang dilakukan secara permanen atau terus-menerus, detail atau terperinci di setiap transaksi yang terjadi dalam suatu perusahaan barang dagang. Dengan menggunakan metode ini maka persediaan barang dagang bisa diketahui setiap saat karena tercatat secara terus-menerus. Untuk lebih jelasnya, maka berikut ini adalah pencatatan yang harus dilakukan bila menggunakan metode permanen atau perpectual system ini, yaitu:

• Dalam rekening persediaan barang dagang

Jadi semua pembelian barang dagang, biaya angkut pembelian barang dagang, retur dan pengurangan harga pembelian yang dibeli oleh perusahaan selanjutnya akan dicatat dalam rekening ini.

• Harga Pokok Penjualan

Harga pokok penjualan biasanya ditentukan dengan menggunakan cara mendebit rekening harga pokok penjualan dan mengkredit rekening persediaan barang dagang.

• Rekening Pengendalian

Buku pembantu yang juga adalah rekening pengendalian ini mampu menyajikan data mengenai kualitas dan harga dari tiap-tiap persediaan barang.

Kelemahan Metode Perpektual

Metode pencatatan persediaan barang dagang dengan metode ini akan memakan lebih banyak waktu dan tenaga. Hal ini karena seperti yang kita tahu jika pencatatan persediaan barang dagangannya dilakukan setiap ada kegiatan atau transaksi.

Kelebihan Metode Perpektual

Pencatatan persediaan barang dagang dengan menggunakan metode perpetual lebih akurat. Hal ini karena, pencatatannya dilakukan secara detail atau terperinci. Dengan begitu terjadinya kehilangan barang persediaan bisa dengan mudah dilacak oleh perusahaan. Metode pencatatan barang dengan metode ini sendiri biasanya dilakukan oleh jenis perusahaan yang menawarkan atau menjual barang yang mempunyai harga yang relatif mahal dan jarang.