Biaya Sewa Software ERP

Perjalanan suatu bisnis tidak akan pernah bisa lepas dari perkembangan teknologi. Bisnis dan teknologi seakan menjadi dua hal yang saling berkaitan dan mempengaruhi, misalnya seperti penggunaan software ERP dalam sebuah bisnis. Selain bertujuan untuk memastikan perkembangan bisnis tersebut, penggunaan sistem ERP ini memiliki tujuan yang beraneka ragam.

Beberapa tujuan penggunaan ERP dalam bisnis adalah untuk optimatisasi dan integritas semua proses dalam berbisnis, membagikan database yang umum dan praktik bisnis lewat interprise, menghasilkan sebuah informasi yang sebenar-benarnya. Selain itu, ERP juga memungkinkan adanya sebuah perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

Keuntungan Menggunakan Software ERP

Setelah mengetahui tentang tujuan pengguaan ERP, maka selanjutnya kita akan mengulas mengenai keuntungan yang diperoleh oleh perusahaan jika mau menggunaka software ERP. Apa saja keuntungannya?

1. Sistem integrasi bisa membuat proses pengambilan keputusan menjadi lebih efektif dan efisien
2. ERP bisa memungkinkan terjadinya sebuah integrasi secara global. Permasalah umum berupa perbedaan valuta, perbedaan bahasa dan budaya, bisa diselesaikan dengan lebih mudah dan secara otomatis. Dengan begitu, data bisa diintegrasikan dengan lebih mudah
3. ERP tidak hanya berfungsi untuk memadukan data dan sumber daya saja, namun juga bisa membantu menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan pembetulan dari sistem komputer yang terpisah.
4. ERP bisa membuat terjadinya manajemen pengelola operasi. Menggunakan ERP manajemen ini tidak hanya mampu digunakan untuk menjawab pertanyaan mengenai bagaimana keadaan kita saja, melainkan juga bisa menjawab pertanyaan lain seperti apa yang harus kita lakukan untuk menjadi lebih baik lagi.
5. Terakhir ERP juga bisa digunakan untuk membantu melancarkan pelaksanaan manajemen supply chain dengan kemampuannya untuk memadukan semuanya.

Modul-Modul Umum yang Ada dalam ERP

Hampir setiap jenis proses bisnis bisa didukung dengan menggunakan sistem ERP. Hal ini karena ada banyak pilihan modul yang tersedia dalam software ini sehingga perusahaan bisa leluasa memilih modul mana yang ingin digunakan. Berikut ini beberapa modul utama yang bisa dikelola oleh sistem ERP:

1. Sales Order Processing

Seluruh organisasi komersial tentunya mendapatkan keuntungan dan sumber daya dari penjualan mereka. Sistem ERP mempunyai modul penjualan yang bisa menerapkan fungsi penempatan pesanan, penjadwalan pesanan, pengiriman dan invoice atau faktur, sehingga semuanya bisa menjadi lebih mudah.

2. Purchasing

Sistem ERP mempunyai modul pembelian yang bisa membantu mempercepat proses pembelian bahan baku dan perlengkapan lainnya yang diperlukan. Sistem ini akan melakukan otomatisasi proses identifikasi dari calon pemasok, negosiasi harga, pembelian dan proses penagihan.

3. CRM

Modul CRM bermanfaat untuk membantu meningkatkan  kinerja penjualan lewat layanan pelanggan yang lebih baik lagi dan menjalin hubungan yang sehat dengan para pelanggan. Selain ini, modul ini juga bisa digunakan untuk membantu perusahaan dalam mengelola dan melacak informasi prospek dan pelanggan, seperti riwayat komunikasi, panggilan pertemuan, data transaksi yang mereka lakukan, durasi kontrak dan lain-lain

4. Production Planning

Modul produksi ini akan bermanfaat untuk membantu anda dalam merencanakan dan mengoptimalkan kapasitas produksi, suku cadang, komponen dan sumber daya material. Hal ini bisa dilakukan karena memang dalam modul ini terdapat data produksi historis dan perkiraan penjualan keuangan.

5. Financial Accounting

Modul financial accounting yang ada pada sistem ERP adalah inti dari seluruh sistem yang ada pada software ERP. Didalamnya terdapat seluruh data keuangan yang dikumpulkan dari berbagai departemen functional, selanjutnya akan menghasilkan sebuah laporan keuangan

6. Human Resources

Modul ini bisa membantu anda dalam mengelola sumber daya manusia dan modal manusia. Modul HR ini secara berkala akan memeriksa kelengkapan dari basis data karyawan, termasuk informasi kontak, rincian gaji, absensi, evaluasi kinerja dan promosi.

Jenis-Jenis Pengembangan ERP

Software ERP juga mengalami beberapa pengembangan yang tentunya di setiap fase, perkembangan tersebut selalu memiliki peningkatan dibandingkan fase sebelumnya. Apa saja jenis-jenis pengembangan ERP?

1. On-Premise ERP

On premise ERP disebut juga dengan ERP konvensional atau ERP di tempat. Sistem ERP ini dipasang secara lokal di perangkat keras dan server komputer yang dikelola oleh staf TI yang ahli. Dengan begitu, perusahaan bisa mengelola sistem ERP ini secara in-house. Investasi awal untuk ERP yang satu ini terbilang tinggi. Hal ini karena, perusahaan juga harus mempekerjakan staf TI.

Staf TI tersebut adalah orang yang nantinya akan bertangung jawab untuk mengelola dan memelihara sistem ERP . Selain itu, dalam hal upgradenya juga akan memerlukan banyak sekali usaha, karena tim harus melakukan deployment pada beberapa komputer. Selanjutnya tim akan menerapkan ulang berbagai penyesuaian dan integrasi dengan sistem yang telah digunakan sebelumnya.

Namun, meski memerlukan biaya dan usaha yang banyak, solusi ERP konvensional ini masih banyak sekali diminati. Alasannya, karena sistem ini memungkinkan perusahaan untuk menangani data-datanya sendiri. Dengan begitu, keamananpun juga bisa lebih pasti.

Hebatnya lagi, sistem ini juga memberikan penawaran menarik lainnya seperti kemudahan untuk penyesuaian dan memberikan lebih banyak kontrol atas proses implementasi. Jenis ERP yang satu ini umumnya lebih populer di kalangan perusahaan berskala besar

2. Cloud ERP

Sistem ERP berbasis Cloud adalah jenis ERP yang memungkinkan sebuah perusahaan untuk mengelola data secara terpusat lewat koneksi internet. Vendor ERP akan bertanggung jawab penuh pada kelancaran sistem ini dan mengawasinya lewat back end. Jadi para pengguna hanya membutuhkan username dan password saja untuk bisa mengakses sistem dari browser.

Untuk masalah biaya investasi, jenis ERP ini bisa dibilang jauh lebih rendah, terutama jika dibandingkan dengan biaya invenstasi ERP konvensional. Namun, dalam penggunaaanya, anda akan dikenakan biaya overhead yang harus dibayar selama menggunakan sistem ini. Sistem ERP ini biasanya lebih populer di kalangan bisnis yang berskala kecil dan menengah.

3. Hybrid ERP

Hybrid ERP adalah kombinasi dari On Promise ERP dan Cloud  ERP, serta solusi ERP. ERP jenis ini bermanfaat sebagai solusi logis untuk banyak perusahaan yang ingin meningkatkan sistem ERP konvensional mereka tanpa perlu mengubahnya. Selain bermanfaat untuk memisahkan fungsi antara ERP konvensional dan berbasis Cloud, Hybrid ERP juga akan membantu perusahaan untuk mengintegrasi atau menambahkan fungsi ke sistem ERP yang ada dengan biaya minimum.

Biaya Sewa Software ERP

Sebelum membahas tentang biaya sewa software ERP, ada baiknya anda mengetahui besarnya biaya yang mempengaruhi harga sewa software ERP. Jadi Anda lebih paham mengapa biaya sewa software ERP rata-rata memang mahal. Berikut ini adalah perkiraan harga pembuatannya:

1. Biaya Sewa Software ERP – Harga Aplikasi

Harga aplikasi ERP bisa dibilang sangat mahal. Contohnya dari sebuah ERP yang banyak digunakan oleh perusahaan kecil dan menengah dengan jumlah pemakaian 20 secara bersamaan:

• Harga aplikasinya saja sekitar 10.000 USD atau sekitar 120 juta rupiah, sudah termasuk 3 user/pemakai.
• Jika ada tambahan user maka akan tambah lagi sekitar 2000 USD atau sekitar 24 juta per usernya. Apabila ingin tambah 17 maka biaya yang harus dikeluarkan : 17 x 24 juta= 408 juta rupiah

Jadi total keseluruhan harga aplikasi untuk 20 user adalah 120 juta + 408 = 528 juta rupiah.

2. Biaya Sewa Software ERP – Biaya Implementasi

Selanjutnya biaya implementasi umumnya minimal sekitar 30.000 USD atau sekitar 360 juta rupiah.

3. Biaya Sewa Software ERP – Biaya Lisensi Tahunan

Selanjutnya untuk biaya license tahunan yang harus dikeluarkan sekitar 17% dari harga aplikasi atau 17% x 408 juta = 90 juta per tahunnya.

4. Biaya Sewa Software ERP – Sewa Cloud

Biaya sewa cloud spesifikasi standarnya sekitar 5 juta per bulannya atau sekitar 60 juta rupiah per tahunnya.

Jadi bila kita menjumlahkan semuanya, maka untuk biaya investasi awal saja adalah 528 juta + 360 juta = 888 juta rupiah.

Untuk biaya tahunan yang harus dibayar = 90 juta + 60 juta = 150 juta per tahunnya.

Kesimpulannya, biaya untuk membuat dan memiliki ERP memang sangatlah mahal. Tak heran jika kebanyakan hanya perusahaan-perusahaan besar saja yang menggunakan ERP karena mahalnya biaya tersebut. Namun belakangan ada satu solusi selain membuat ERP sendiri yaitu menyewa ERP.

Berbeda dengan membuat dan memiliki ERP yang akan memerlukan biaya yang besar di awal, menyewa ERP bisa dibilang tidak terlalu memerlukan biaya yang besar. Untuk sewa ERP sebuah perusahaan hanya perlu mengeluarkan biaya sekitar 2 juta hingga 15 juta rupiah per bulan, tergantung banyaknya user, jenis dan di mana anda menyewa ERP.