Permudah Pencatatan Barang Keluar Masuk dengan Aplikasi

Melakukan kegiatan pencatatan barang secara manual adalah tantangan tersendiri dan memakan banyak waktu. Aplikasi pencatatan mungkin bisa menjadi solusi agar kegiatan ini tidak lagi disepelekan. Ditambah aplikasi pencatatan memiliki banyak sekali manfaat yang bisa secara langsung dirasakan.

• Mengetahui Stok Secara Real-Time

Manfaat yang pertama dari aplikasi pencatatan adalah memudahkan pelaku usaha untuk melihat stok barang secara real time. Kemudahan ini menjadi salah satu keuntungan dari beralihnya pencatatan secara manual dengan menggunakan aplikasi. 

Pelaku usaha kini tidak dibingungkan oleh pertanyaan mendasar dari pencatatan. Salah satunya adalah mereka akan terhindarkan tentang bagaimana pencatatan untuk persediaan akhir dan awal. 

Para pelaku usaha tidak perlu lagi menghitung berapa saldo awal dari stok, barang yang masuk atau barang yang keluar lagi. Mereka cukup menginput data dari dokumen transaksi yang dimiliki kemudian sistem akan melakukan sisanya. 

Disamping itu para pelaku usaha bisa dengan mudah mengetahui berapa banyak sisa barang di gudang yang dia miliki. Apakah perlu melakukan pembelian kembali atau melakukan penjualan secara segera. Manfaat lain adalah para pelaku usaha bisa dengan mudah melihat data untuk dipergunakan sebagai dasar stok opname.

Stok opname yang dilakukan akan meminimalisir terjadinya kecurangan oleh karyawan yang bisa menyebabkan kerugian perusahaan. 

• Mengurangi Over/Less Stock

Perusahaan manufaktur hingga pengusaha kelas menengah perlu untuk melakukan pencatatan barang yang keluar. Bukan tanpa alasan, kegiatan ini perlu agar stok dalam gudang masih dalam tahap optimal dan tidak overstock atau less stock. 

Kedua keadaan tersebut sangat mungkin membuat perusahaan mengalami kerugian. Ambil contoh untuk perusahaan yang memiliki stok yang lebih banyak dari pada seharusnya. Bisa dipastikan kemungkinan barang yang expired ada dalam jajaran barang yang disimpan pada gudang. 

Barang tersebut tidak bisa dijual sehingga jalan satu-satunya adalah menghancurkannya atau perusahaan akan menderita kerugian lebih besar. 

Hal ini dikarenakan perusahaan masih menyimpan barang dan membuat barang baru tidak muat dalam gudang sehingga perlu menyewa gudang tambahan.Padahal jika stok yang dimiliki masih dalam jumlah yang normal kejadian tersebut bisa dihindarkan dan perusahaan tidak perlu menderita kerugian. 

Begitu juga dengan barang yang kurang dari jumlah standar, perusahaan akan kehilangan momen mendapatkan keuntungan dari hasil penjualan barang tersebut. Disinilah peran aplikasi pencatatan diperlukan. 

Menggunakan metode Fifo dan metode pencatatan lainnya yang sudah terpasang aplikasi akan langsung memberitahukan bagaimana kebutuhan barang. Apakah jumlah yang tersedia kurang sehingga perlu dilakukan pembelian atau berlebih sehingga perlu dilakukan penjualan dengan segera.

Keuntungan ini juga berlaku untuk perusahaan manufaktur yang melakukan penyimpanan bahan baku dan barang jadi. Perusahaan akan lebih mudah memperkiraan stok mana yang harus ditambah atau dikurangi.

• Kemudahan Pengambilan Keputusan

Aplikasi pencatatan memudahkan para stakeholder perusahaan melakukan pengambilan keputusan berdasarkan hasil laporan. Bagi perusahaan manufaktur pencatatan secara tersistematis menggunakan aplikasi akan memudahkan mereka mengambil kebutuhan. 

Misalkan saja perusahaan hendak melakukan ekspansi keluar daerah. Sebelum melakukannya para pemegang kekuasaan dari perusahaan akan melakukan pengecekan terlebih dahulu atas tren yang terjadi. Salah satu ya adalah melihat antusiasme masyarakat melalui kecepatan barang keluar dan masuk melalui laporan persediaan barang.

Jika dirasa barang memiliki pangsa pasar yang besar maka kegiatan ekspansi bisa dilakukan oleh perusahaan. Apakah menambah jumlah bahan baku untuk diproduksi, menambah alat produksi, menambah gudang atau langsung membuka cabang baru di daerah lain. 

Semua itu bisa dilakukan dengan analisa mendalam berdasarkan laporan persediaan dan laporan lain yang mendukung berdasarkan metode penilaian persediaan yang dipilih perusahaan. Tentu saja kemudahan tersebut bisa langsung dimanfaatkan dengan menggunakan pencatatan melalui aplikasi sesegera mungkin.

• Pelanggan Lebih Puas

Motto dari perusahaan adalah membuat semua pelanggan yang bekerja sama dengan mereka menjadi puas. Hal ini berkaitan dengan kesempatan untuk mendapatkan repeat order oleh pelanggan. Jika perusahaan terus memberikan yang terbaik maka pemasukan secara kontinyu dan bertambah bukan tidak mungkin akan diraih. 

Salah satu aspek yang bisa menjadi indikator pelanggan kembali adalah ketersediaan dari stok barang yang diinginkan. Menjadi suatu kerugian jika sebuah perusahaan melewatkan suatu orderan dari pelanggan karena ketiadaan stok. Padahal barang tersebut sangatlah laris dipasaran. 

Kejadian ini sebenarnya bisa diatasi oleh analisa yang mendalam dari laporan stok yang dimiliki. 

Sistem pencatatan persediaan yang sudah terotomatisasi akan memudahkan analisa tersebut. Jika dirasa barang cukup mendapatkan hati dari konsumen bisa saja langsung diproduksi ketika barang sudah mencapai 40% dari kapasitas normal. Barang akan selalu tersedia di etalase. 

Tidak perlu takut akan barang yang kosong pelanggan akan dengan mudah mendapatkan barang yang dimiliki. Perusahaan juga mendapatkan nilai plus dimata para pelanggan yang berbelanja di tempat tersebut. 

• Efisiensi Waktu dan Tenaga

Efisiensi atas waktu dan tenaga juga berkaitan erat dengan biaya yang harus dikeluarkan. Salah satu yang bisa dijadikan pos efisiensi adalah jam kerja dari karyawan termasuk dalam bidang pencatatan barang keluar dan masuk.

Jika dalam sistem manual jurnal pencatatan persediaan akan ditulis pada buku. Bisa saja terjadi kesalahan penulisan atas transaksi yang dilakukan entah jumlahnya atau nominalnya. 

Akibatnya pada akhir periode kerja, karyawan akan melakukan pengecekan atas dokumen transaksi. Kelelahan akibat hal tersebut dapat berimbas pada kinerja karyawan di masa mendatang.

Penggunaan aplikasi meminimalisir kejadian tersebut. Pencatatan yang otomatis dan terintegrasi memudahkan para karyawan dalam melakukan tugas yang dibebankan. Kinerja para karyawan akan bisa diandalkan. Perusahaan tidak perlu membayar biaya lembur tambahan.   

• Pencetakan Bukti Transaksi secara Langsung

Selain penghematan waktu dan tenaga, para pelaku usaha juga bisa memberikan bukti transaksi secara cepat. Aplikasi keuangan juga memberikan kemudahan untuk para pelaku usaha memberikan bukti transaksi kepada pelanggan. Bukti transaksi ini perlu dikeluarkan untuk menyatakan bahwa telah terjadi transaksi yang melibatkan uang  dan barang di dalamnya.

Selain itu bagi perusahaan bukti ini akan menjadi salah satu dokumen pengeluaran barang. Pencetakan perlu dilakukan pada saat itu juga untuk menghindari terjadinya kecurangan di lapangan. Jumlah barang yang keluar dan jumlah barang dalam bukti transaksi haruslah sesuai. 

Aplikasi pencatatan barang yang masuk dan keluar yang perlu memiliki fitur tersebut. Tentu saja memudahkan perusahaan melakukan pengecekan dikemudian hari atau memberikan sarana kemudahan karena pihak staf kantor tidak perlu menulis manual. 

Hewat waktu, tenaga, dan sumber daya serta memberikan perusahaan wibawa di mata pelanggannya.

Aplikasi pencatatan barang memungkinkan perusahaan memiliki banyak sekali keuntungan. Baik keuntungan yang bersifat materiil maupun moril. 

Perusahaan juga bisa melakukan penghematan dari berbagai sisi sehingga keuntungan bisa meningkat. Perubahan pencatatan barang dari manual ke pencatatan menggunakan aplikasi merupakan bukti bahwa teknologi juga memudahkan para pelaku usaha.