Apakah Bisnis Kecil Membutuhkan Aplikasi ERP?

ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebagai seperangkat software yang berfungsi untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai kegiatan operasional dalam sebuah bisnis. Software yang satu ini sudah banyak digunakan oleh perusahaan besar di dunia. Tapi apakah aplikasi ERP untuk bisnis kecil juga diperlukan?

Manfaat ERP Untuk Bisnis

Kompleksitas perusahaan besar dalam alur operasionalnya membuat ERP memiliki peran yang sangat penting di sana. Lalu bagaimana dengan perusahaan kecil? Apakah aplikasi ERP untuk bisnis kecil juga diperlukan? Sebelum kita membahas dan menjawab pertanyaan tersebut, ada baiknya kita mengetahui manfaat ERP..

1. Mengoptimalkan Efisiensi

Sistem ERP berfungsi untuk menyederhanakan berbagai kegiatan operasional yang memakan banyak waktu dan tenaga. Jadi tugas kompleks seperti pengecekan, inventaris, penggaian dan lain sebagainya bisa dilakukan secara otomatis. Efeknya pekerjaan secara manual akan berkurang. Dengan begitu,  tim anda bisa lebih fokus pada pekerjaan mereka tanpa harus mengganggu tim lainnya. Selain itu ERP juga menyediakan akses data yang lebih cepat untuk para manajer dan pemangku kepentingan diperusahaan.

2. Meningkatkan Kolaborasi

Kolaborasi yang terjadi antar departemen adalah bagian yang krusial dan seringkali dibutuhkan dalam  sebuah bisnis. ERP software dapat menghilangkan dinding pembatas yang ada di antara departemen. Crania adalah dengan data yang dimasukan ke dalam sistem ERP yang konsisten dan terpusat, maka satu departemen bisa dengan mudah mengakses data dari departemen yang lain. Bahkan ERP yang berbasis cloud bisa memperluas kolaborasi antar tim yang ada di semua cabang perusahaan lewat internet.

3. Menghemat Biaya Operasional

ERP juga bermanfaat dalam membantu perusahaan untuk menghemat biaya operasional. Hal ini karena, sebagian besar kegiatan operasional akan diotomatiskan. Dengan begitu berbagai gangguan, kendala dan kerusakan bisa diantisipasi dengan baik. Semua pekerjaan kompleks bisa diselesaikan dengan lebih cepat dan mudah. Sehingga hal tersebut bisa menggurangi lead time. Di sisi lain, perusahaan juga bisa mengurangi biaya tenaga kerja karena ERP mampu mengambil alih berbagai pekerjaan manual.

4. Meningkatkan Keamanan Data

ERP mempunyai firewall dan kontrol pembatas. Fungsinya adalah untuk mencegah pelanggaran data. Jadi semua data akan disimpan dalam sistem yang terpusat. Dengan begitu, titik akses bisa dimonitor dengan lebih ketat dan keamanannya pun juga lebih terjaga. Admin atau orang yang bertangung jawab mengelola data perusahaan dapat memberikan hak akses terbatas pada karyawan.

Selain itu, admin juga bisa dengan cepat dalam menghentikan akses karyawan yang diberhentikan dan memberikan hak akses pada karyawan baru. Solusi ERP ini juga mampu menunjukan kegiatan pengguna. Sehingga admin bisa dengan mudah melakukan identifikasi tindakan yang tisak sah atau pola aktivitas yang mencurigakan dalam sistem.

5. Membuat Perkiraan Bisnis yang Akurat

Salah satu hal yang terbilang paling krusial untuk kemajuan bisnis adalah perkiraan yang tepat. Para pemangku kepentingan dalam perusahaan umumnya bergantung pada laporan untuk membuat prakiraan. Hal ini pada akhirnya yang akan berpengaruh pada keputusan yang mereka ambil. Untuk itulah, sangat penting sebuah bisnis memperoleh laporan real time, lengkap dan konsisten. Solusi ERP ini dapat memfasilitasi semua hal tersebut.

Laporan dalam sistem ERP memanfaatkan filter dan analitik canggih yang dapat menyaring ketidakkonsistenan pada data. Selain itu, sistem ini juga memastikan jika data memang dihasilkan pada waktu yang sebenar-benarnya. Laporan bisnis yang tepat dan akurat akan sangat membantu para pemangku kepentingan dalam menghasilkan keputusan terbaik untuk bisnisnya.

Jenis-Jenis Pengembang ERP Software

Terdapat beberapa jenis pengembang ERP yang saat ini sedang tren di pasaran. Supaya anda tidak bingung dalam memilihnya, coba pelajari tiga jenis pengembang ERP berikut ini.

1. On-Premise ERP

Sistem ERP ini umumnya dipasang secara lokal di perangkat keras dan server komputer yang dikelola oleh staf TI. Jadi perusahaan akan mengelola sistem ERp ini secara in-house. Untuk investasi awal dari jenis ini terbilang cukup tinggi. Alasannya karena perusahaan harus membeli berbagai perangkat keras seperti server dan lain sebagainya untuk menjalankan sistemnya. Selain itu, perusahaan juga harus mempekerjakan staf TI untuk mengelola dan memelihara sistem. Ditambah lagi melakukan upgrade di sistem ini juga membutuhkan banyak sekali usaha. Jadi tim harus melakukan deployment pada beberapa komputer dan menerapkan ulang berbagai penyesuaian dan integrasi dengan sistem yang telah digunakan sebelumnya.

2. Cloud ERP

Sistem ERP Cloud adalah jenis ERP yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola data secara terpusat lewat koneksi internet. Untuk biaya investasi dari jenis ERP ini terbilang jauh lebih rendah, dibandingkan dengan ERP konvensional. Namun penggunanya akan dikenakan biaya overhead yang harus dibayar selama mereka menggunakan sistem ini. Sistem ERP jenis ini lebih populer di kalangan bisnis berskala kecil dan menengah.

3. Hybrid ERP

Hybrid ERP adalah gabungan dari on premise ERP dan cloud ERP dan solusi ERP. Sistem ERP jenis ini berguna untuk solusi logis untuk banyak perusahaan yang ingin meningkatkan sistem ERP konvensional mereka saat ini tanpa harus mengubahnya.

Kapan Sebaiknya Memutuskan Untuk Menggunakan ERP?

Setiap bisnis tentunya memiliki keunikan dan tantangan yang berbeda. Untuk itulah waktu dalam memutuskan penggunaan ERP tentunya juga berbeda-beda. Pertanyaannya, kapan sebaiknya anda memutuskan untuk menggunakan ERP untuk bisnis anda?. Berikut ini beberapa parameter yang menunjukan jika anda memang harus mempertimbangkan untuk menggunakan ERP secepatnya.

• Staf anda menghabiskan banyak sekali waktunya pda tugas-tugas yang seharusnya sudah tidak dilakukan secara manual lagi
• Tidak adanya akses secara mudah dan cepat ke data yang anda perlukan untuk mengambil keputusan bisnis
• Perusahaan kerjasama dengan berbagai supplier atau vendor dari berbagai wilayah yang berbeda
• Ada banyak sekali aplikasi yang berbeda yang sudah anda terapkan dalam bisnis anda selama bertahun-tahun. Namun semua aplikasi tersebut tidak saling terhubung satu sama lain
• Tidak bisa memonitor tingkat inventaris setiap harinya
• Menghabiskan banyak waktu hanya untuk mencari informasi, mencoba meningkatkan efisiensi dan produktivitas serta mengintegrasi berbagai fungsi dalam bisnis anda
• Staf anda tidak bisa dengan mudah berkolaborasi atau kerja sama bahkan berbagi informasi satu sama lain
• Tidak bisa mengakses data dan informasi penting dari bisnis anda ketika berada di luar kantor
• Sering sekali terlambat saat mengatasi berbagai masalah yang terjadi. Dengan kata lain anda tidak bisa bersikap proaktif dalam melakukan identifikasi masalah dalam proses bisnis anda.

Apabila sebagian besar poin diatas relevan untuk anda, maka artinya ini sudah saatnya bagi anda untuk segera mencari vendor ERP yang tepat.

Aplikasi ERP untuk Bisnis Kecil, Perlukah?

Jika ada pertanyaan seperti ini, maka jawabanya adalah iya. Hal ini karena ERP memiliki banyak sekali manfaat, terutama untuk kemajuan bisnis itu sendiri. Ditambah lagi ERP juga telah mengalami perkembangan, jadi bisa digunakan di berbagai sektor. Bahkan untuk menggunakan ERP, UKM tidak harus dengan biaya yang mahal. Banyak sekali penyedia software ERP ini juga dibarengi dengan banyaknya usaha bisnis, sehingga harga software pun tentunya juga semakin beragam sesuai dengan kebutuhan.

Seperti yang kita tahu, setiap bisnis atau organisasi tentunya akan mengelola karyawan, membeli produk atau jasa, menjual atau mendistribusikan sesuatu dan mencatat keuangan. ERP memungkinkan perusahaaan dari segala industri untuk mengintegrasikan dan mengelola semua fungsi dasar tersebut. Apalagi sekarang ini ERP sendiri memang sudah populer di kalangan UKM dan bisnis kecil yang membuatnya banyak digunakan untuk UKM dan bisnis kecil.