Aplikasi Akuntansi Wajib Digunakan Pebisnis, Apa Alasannya?

Akuntansi adalah sebuah seni pencatatan keuangan. Memiliki sisem pencatatan yang tertata rapi dan sistematis memberikan banyak keuntungan. Berjalannya waktu teknologi memudahkan pencatatan ini. Banyak sektor bisnis mulai melirik pemanfaat aplikasi akuntansi. Lalu apa alasan yang mendasari peralihan dari sistem pencatatan ini.

Efisiensi Waktu

Seorang wirausaha yang baru merintis bisnis memiliki berbagai transaksi untuk mendukung berjalannya usaha. Bisnis yang dirintis belum memiliki karyawan dan dilakukan seorang diri untuk penghematan biaya. Wirausaha ini akhirnya merangkap juga sebagai karyawan keuangan dan mencatat pengeluaran serta pemasukan secara manual.

Suatu waktu karna buku catatan tertinggal di rumah, ada beberapa transaksi yang hilang buktinya dan mengakibatkan transaksi tidak tercatat. Sehingga terjadi selisih pada akhir bulan. Pengusaha tersebut menghabiskan seharian ntuk mencari transaksi apa yang belum tercatat.

Kasus diatas merupakan contoh dari tidak efisiensinya waktu digunakan oleh pengusaha tersebut. Tidak dimiliki karyawan menyebabkan dia harus mencatat setelahpulang bekerja yang harusnya digunakan untuk mencari ide-ide terbaru. Bahkan dia harus merelakan sehari untuk mencari ketidakseimbangan transaksi. Pengusaha itu membuang peluang untuk mendapatkan penghasilan.

Pencatatan Lebih Cepat

Fungsi aplikasi akuntansi tidak berhenti pada kemudahan mengefisiensikan waktu. Menggunakan aplikasi untuk akuntansi membuat pencatatan lebih cepat. Maksudnya apa? Kita ambil contoh usaha yang dilakukan oleh Tuan Lukman adalah penjualan barang-barang grosir kebutuhan sehari-hari.

Setiap harinya nota penjualan Tuan Lukman lebih dari 100 nota. Jika pencatatan ini dilakukan ketika toko sudah tutup maka Tuan Lukman harus membayar lembur karyawannya. Pencatatan bahkan tidak bisa selesai dalam 3 jam.

Alasan ini kemudian membuat tuan Lukman akhirnya mencari aplikasi akuntansi untuk usaha kecil. Penggunaan aplikasi ini membuat pencatatan menjadi lebih cepat. Bahkan setiap Pak Lukman ingin mengetahui berapa total penjualan, pada saat itu pula Pak Luman dengan mudah mengetahuinya.

Kesalahan Pencatatan Dapat Diminimalisir

Seni pencatatan akuntansi mensyaratkan ketelitian dalam pencatatannya. Maksudnya untuk menghindari debet dan kredit tidak seimbang. Pencatatan secara manual terkadang menimbulkan kesalahan pencatatan. Misalnya mencatat angka pembelian sebesar 2.000.000 padahal jumlah sebenarnyaya adalah 5.000.000

Pencatatan pembelian yang keliru ini akan berakibat pada Harga Pokok yang lebih rendah yang akhirnya harga jual yang salah. Kesalahan yang fatal dapat menyebabkan tidak tercapainya laba yang diharapkan bahkan bisa menjadi rugi. Menggunakan aplikasi akuntansi yang bagus dapat meminimalisir kesalahan pencatatan tersebut.

Mencetak Dokumen Pendukung

Aplikasi akuntansi memudahkan para pelaku usaha untuk mencetak dokumen-dokumen pendukung. Misalnya, Toko nirwana merupakan salah satu toko grosir terlaris di kota. Setiap harinya ratusan transaksi dilakukan oleh toko ini.

Banyaknya transaksi berbanding lurus dengan dokumen-dokumen (faktur, Nota, Bukti Kas Keluar, bahkan retur) yang dibutuhkan. Demi memudahkan pencatatan dan penerbitan dokumen pendukung maka Toko Nirwana mencari tahu aplikasi untuk akuntansi.

Aplikasi yang dipilih harus dapat digunakan untuk mencetak transaksi-transaksi tersebut juga. Toko Nirwana kini tidak lagi menulis manual di dokumen yang kadang menimbulkan kesalahan pencatatan.

Kemudahan dalam Pelaporan Pajak

Pajak bagi seorang pengusaha adalah hal yang krusial. Pemerintah lewat undang-undang secara tegas mengatur tentang pelaporan dan pencatatan pajak yang harus di bayar ke kas Negara. Diperlukan dokumen keuangan yang rinci yang digunakan sebagai dasar laporan.

Aplikasi akuntansi yang banyak digunakan telah menanamkan fitur penghitungan pajak secara otomatis. Hanya diperlukan input data yang benar oleh pengguna. Aplikasi akuntansi akan menghitung secara akurat untuk.

Laporan Keuangan Terotomatisasi

Laporan keuangan adalah produk akhir dari pencatatan sistem akuntansi yang dijadikan sebagai sarana untuk mengukur berapa jumlah laba atau kerugian perusahaan pada satu periode tertentu. Selain itu laporan keuangan digunakan juga sebagai alat analisis untuk melihat tingkat solvabilitas, profitabilitas dan sebagainya.

Laporan keuangan dibuat dengan menginput satu persatu dokumen. Dokumen yang dibutuhkan seperti faktur, nota pembelian, nota penjualan, riwayat faktur, penghitungan bunga bank yang harus dibayar jumlah gaji karyawan yang harus dibayarkan hingga stok produk di gudang.

Jika usaha yang dirintis masih ditangani sendiri, maka sudah terbayangkan berapa banyak laporan yang harus dikerjakan. Berapa banyak tumpkan kertas yang harus dilihat guna mencocokan stok dan berapa banyak waktu yang harus dihabiskan untuk menasieliti laporan tersebut.

Ketika seorang pengusaha beralih ke sistem aplikasi akuntansi maka waktu yang terbuang untuk hal ini menjadi berkurang.  Laporan keuangan akan secara otomatis tercetak dan terhitung. Hanya diperlukan ketelitian dalam input data transaksi

Mengefektivitaskan Biaya

Biaya yang dikeluarkan jika menggunakan aplikasi akuntansi perusahaan dibanding dengan pencatatan manual akan lebih rendah. Mengapa? Jika ditelusuri ini adalah penghematan. Perusahaan tidak perlu membayar lembur karyawan saat menyelesaikan proses pelaporan.

Pelaporan keuangan menjadi hal yang sangat sulit dilakukan bila ditemukan ketidakseimbangan dari debet dan kredit. Biasanya untuk mengejar waktu pelaporan karyawan yang bertugas akan lembur demi menyelesaikannya. Mencocokan ulang dokumen perusahaan dengan data yang ditulis dari jurnal, buku besar hingga laporan keuangan.

Disamping itu otomatisasi laporan keuangan dapat dengan mudah melihat pos-pos yang dianggap tidak terlalu penting. Dapat dihilangkan atau dipotong anggarannya. Perusahaan dapat mengalihkannya ke pos yang menguntungkan untuk mengefektifkan biaya yang harus dikeluarkan.

Data Keuangan Perusahaan Cenderung Aman

Menggunakan aplikasi keuangan dalam bekerja akan sangat membantu. Mulai dari penghematan waktu hingga biaya yang dikeluaran. Satu hal lagi yang dianggap sebagai alasan beralihnya sistem pencatatan manual ke modern adalah amannya data perusahaan.

Umumnya aplikasi yang digunakan oleh perusahaan atau usaha bisnis dilengkapi dengan password. Untuk mengaksesnya memerlukan kata kunci yang hanya pemilik  atau petugas keuangan yang mengetahuinya. Akses password pada aplikasi digunakan untuk meminimalisir terjadinya manipulasi atau pencurian data.

Seperti diketahui bahwa data perusahaan sangat krusial. Banyak pihak menilai perusahaan melalui laporan keuangan yang diterbitkan. Jika jatuh ke tangan yang tidak bertanggung jawab bisa menyebabkan bencana bagi perusahan.

Misalnya saja dari laporan keuangan diketahui bahwa perusahaan Pepaya mengalami penurunan. Perusahaan sedang melakukan negosiasi untuk mendapat suntikan dana untuk membayar supplier. Namun secara sengaja ada salah satu karyawan membocorkan kondisi keuangan perusahaan.

Akibatnya banyak investor menjual secara besar-besaran saham Pepaya dan beberapa supplier meminta pembayaran dimajukan. Bahkan negosiasi pengambilan hutang tidak dapat dilakukan. Perusahaan Pepaya berakhir dengan kebangkrutan dan merumahkan banyak sekali karyawannya.

Aplikasi akuntansi tidak hanya diperuntukkan perusahaan besar saja. Banyak developer membuat aplikasi akuntansi untuk ukm bahkan aplikasi akuntansi startup. Gunanya, dengan semakin banyaknya pengusaha menggunakan aplikasi akuntansi mereka akan terbuka matanya bahwa pelaporan akuntansi itu penting.

Pengusaha juga akan diuntungkan oleh kemudahan dalam pencatatan sehari-hari hingga mudahnya melihat  saldo serta keuntungan perusahaan. Pihak investor tidak segan-segan dalam berinvestasi dan supplier mudah dalam melakukan kerja sama. Usaha akan mudah dalam menjalankan roda bisnisnya.